10 melhores práticas de implementação de ERP

A implementação de sistemas de gestão empresarial como os sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) são cada vez mais comuns nas organizações, uma vez que as empresas procuram processos mais eficientes e transparentes.

O sistema de gestão ERP centraliza a informação importante de uma organização e auxilia as empresas a monitorizarem e a controlarem as suas operações diárias, acompanhando o seu crescimento gradual e sustentável. Deste modo, as empresas que implementam um ERP garantem a gestão de informação com a automatização de processos, a unificação e proteção de dados, e reports. 

Os principais benefícios para as empresas, em utilizar um software de gestão empresarial ERP, centra-se na capacidade do sistema interligar diferentes departamentos de forma mais eficaz, melhorar a informação organizacional e agilizar os processos de planeamento das empresas. No entanto, a implementação desta solução deve seguir alguns passos para que não haja nenhuma falha. Neste artigo, vai ficar a conhecer algumas recomendações para evitar custos desnecessários e prevenir problemas disruptivos na implementação do ERP.
 

Riscos mais comuns na implementação do ERP

• Incerteza quanto ao âmbito do planeamento de recursos empresariais e à má escolha da tecnologia devido a requisitos empresariais pouco claros.
• Fraco alinhamento das partes interessadas em relação aos objetivos, prioridades e estratégias do projeto que resulta numa implementação inadequada do projeto, na falta de apoio atempado e em problemas de atribuição de orçamento.
• Atrasos no projeto e orçamentação insuficiente devido à falta de adesão por parte da direção.
• Um planeamento deficiente do projeto e expectativas irrealistas (prazos, orçamento, resultados), que conduzem a derrapagens de custos e de tempo.
• Qualidade insuficiente dos dados e gestão inadequada da migração de dados, que provocam más decisões e elevados riscos de conformidade.
• Formação e apoio aos utilizadores insatisfatórios, suportados numa estratégia de integração insuficiente, e a falta de feedback dos utilizadores dão origem a uma resistência à mudança e a baixas taxas de adoção do novo ERP.

 

Melhores práticas na implementação de um ERP

1.    Reunir uma equipa forte
Ter as pessoas certas na equipa de implementação é essencial para o sucesso do projeto, sendo importante ter um gestor de projeto, um especialista em ERP, membros de equipas que vão trabalhar com o ERP diariamente e uma pessoa responsável pela gestão de mudanças durante o processo de implementação. 

2.    Definir os indicadores-chave e requisitos do ERP
É essencial as empresas definirem requisitos e um sistema de medição para monitorizar o retorno sobre o investimento feito no ERP ao longo do tempo. 

3.    Incluir cargos mais altos da empresa
As direções das empresas devem estar envolvidas na implementação do software de gestão ERP, principalmente porque são elas que aprovam o orçamento do projeto e, por isso, devem estar a par da importância do sistema ERP e do seu valor. 

4.    Encontrar o parceiro certo
O fornecedor do sistema de gestão ERP deve ser o certo, para que receba um bom serviço e o suporte ideal. Confie na Hydra iT para implementar o ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, com mais de 17 de anos de experiência no mercado.

5.    Criar um plano de implementação
É necessário um plano de implementação sólido para manter o projeto dentro do prazo e do orçamento, minimizar as perturbações operacionais e maximizar o valor comercial do ERP.

6.    Gerir corretamente a mudança
A implementação do sistema integrado de gestão ERP provoca alterações significativas nos processos empresariais estabelecidos pela organização. Para garantir uma maior aceitação por parte dos utilizadores e o sucesso global da implementação do ERP é essencial gerir o impacto dessas alterações através de uma estratégia de gestão da mudança organizacional alinhada de perto com os objetivos da empresa, a estratégia digital e a cultura empresarial.

7.    Definir um orçamento e prazos realistas
Muitos projetos excedem o orçamento e o prazo devido a estimativas irrealistas, entre outros fatores. Assim, as empresas devem definir com cuidado limites para o orçamento e o cronograma a fim de mitigar esse problema.

8.    Garantir a qualidade dos dados
A informação recolhida pelo ERP torna-se automaticamente acessível em diferentes sistemas e departamentos da empresa, o que implica que uma qualidade deficiente dos dados numa área funcional afetará a empresa como um todo. As consequências de dados de baixa qualidade podem ser graves, por isso, antes de iniciar a adoção do ERP, a empresa deve organizar os seus dados comerciais.

9.    Formar os trabalhadores
A introdução de um novo software integrado de gestão, interativo e de fácil utilização, não assegura automaticamente a sua adoção pelos trabalhadores. É importante implementar um programa de formação no ERP, antecipando a introdução do novo sistema e dos novos fluxos de trabalho. Isso permite preencher possíveis lacunas de competências, capacitando os colaboradores a serem mais eficientes em suas funções.

10.    Realizar uma revisão após a implementação
A implementação de um sistema ERP não se encerra com o seu arranque, um serviço de suporte pós-lançamento eficaz é crucial para o sucesso contínuo. Ao criar um plano de suporte é essencial focar em aprimorar processos com base em KPIs, resolver falhas de implementação, identificar melhorias futuras, avaliar custos totais e ROI, e incorporar feedback dos utilizadores para melhoria contínua.
 

Vantagens de uma implementação de ERP bem-sucedida

• Melhoria da Colaboração

A implementação de um sistema de gestão ERP reduz o risco de duplicação e inconsistência de dados ao normalizar e centralizar o armazenamento. O acesso com base em funções facilita a partilha de dados e aprimora a colaboração entre os diferentes departamentos.
 

• Redução de Custos

O software de gestão empresarial pode significativamente diminuir os custos administrativos e operacionais ao automatizar a introdução manual de dados e processos repetitivos, como folhas de pagamento e faturação. Além disso, ao integrar outros softwares, as empresas podem economizar em custos de formação, uma vez que os utilizadores interagem com um único sistema.
 

• Tomada de Decisões Inteligente

Com acesso rápido a dados empresariais sistematizados e informações analíticas, os utilizadores do ERP podem planear e orçamentar melhorias, prever tendências empresariais, identificar oportunidades de crescimento, detetar estrangulamentos e ineficiências, e agir de acordo.
 

• Aumento da Produtividade

Uma implementação adequada do software de gestão empresarial ERP automatiza atividades repetitivas e propensas a erros, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas principais e as executem de forma mais rápida.
 

• Segurança e Conformidade de Dados

O software ERP auxilia no controlo e limitação do acesso aos dados empresariais, garantindo que os funcionários vejam apenas as informações necessárias e autorizadas. Além disso, dados organizados e facilmente pesquisáveis simplificam a conformidade com vários requisitos relacionados com os dados.
 

• Crescimento da Empresa

Uma plataforma ERP bem implementada pode ser rapidamente dimensionada e integrada com novos sistemas de software, apoiando os principais fluxos de trabalho à medida que a empresa cresce.


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