Portal Empresarial na estratégia de uma empresa – o que é, importância e benefícios

Nos últimos anos têm-se vindo a desenvolver tecnologias de informação com o objetivo de oferecer às organizações ferramentas que permitam o processamento e a difusão de informação, bem como a implementação de processos de trabalho colaborativos.

O portal empresarial ou portal corporativo tornou-se uma ferramenta essencial para todas as empresas, independentemente do seu tamanho ou do seu setor de atuação.

O que é um portal empresarial?

O portal empresarial ou corporativo (também chamado de EIP’s - Enterprise Information Portals) é uma aplicação visualmente similar aos sites encontrados na Internet, porém, são aplicações mais complexas que possuem funcionalidades de gestão, disponibilização e organização de informações institucionais. 

Um portal empresarial tem como principais funções a centralização do acesso a conteúdos de uma empresa, a partilha de informações entre os colaboradores da empresa ou entidades externas, como fornecedores, parceiros ou clientes (intranet/extranet).

O portal empresarial pode ser integrado com outros sistemas de informação para responder a áreas específicas da empresa, de forma personalizada e integrada com o ambiente organizacional. Com um portal empresarial, clientes, fornecedores e trabalhadores têm acesso à informação num único ponto de acesso, permitindo maior interação de dados, informações e recursos. 
 

Portal intranet e extranet – quais as diferenças

Os portais internos (intranet) são para uso exclusivo do público interno de uma organização. São recorrentemente utilizados como uma ferramenta de comunicação interna, que permite uma grande agilidade documental e operacional entre gestores e colaboradores.

Nos portais de intranet é possível, por exemplo, todos os colaboradores de uma empresa terem acesso às suas informações pessoais, nomeadamente, dados pessoais, consulta de informação de renumerações, registo de pedidos de formação, marcação de férias e ausências, registo de despesas ou o registo de avaliação de desempenho.

Os portais externos (extranet) são direcionados para elementos externos à organização, tais como clientes, prospects ou parceiros. Estes portais podem ser especialmente úteis em determinadas ações, uma vez que permitem melhorar e aproximar os utilizadores numa ferramenta centralizadora. Podem ser utilizados como estratégia de apoio às ações comerciais, marketing, suporte ou apoio ao cliente.

As potencialidades dos portais empresariais são muito amplas, uma vez que podem ser desenvolvidos à medida das necessidades especificas das organizações.
 

Benefícios de um portal empresarial

Qualquer que seja o tipo de portal (intranet ou extranet), existem vários benefícios na sua utilização:
 

• Integração simples e flexível

Os portais empresariais são criados de forma personalizada e flexível para se adaptarem ao ambiente organizacional. A integração na empresa é simples para que todos possam encontrar, guardar, adicionar e concluir tarefas de forma eficiente. 
 

• Comunicação eficaz

Os portais empresariais são uma forma eficaz de comunicar e interagir com clientes ou até colegas de trabalho. Facilita a troca de informações e ideias, tornando mais rápida a comunicação. 
 

• Fidelização dos clientes

O portal corporativo é uma forma avançada de os clientes comunicarem com uma empresa, podendo receber informações sobre encomendas ou outro problema que possam ter. Isto mostra que a empresa é preocupada, o que ajuda a reter clientes. 
 

• Análise de dados

Um portal empresarial pode ser uma boa forma de acompanhar o desempenho geral de uma empresa. O sistema único mantém um registo de todos os dados e a empresa pode criar estratégias decisivas adequadas para melhorar o seu desempenho.
 

• Personalização

As empresas podem personalizar o seu portal empresarial conforme as suas preferências e necessidades. Isto ajuda ainda mais a gerir a informação da forma mais conveniente.
 

• Acessibilidade

Os clientes, fornecedores ou colaboradores podem aceder ao portal empresarial em qualquer hora ou lugar, em qualquer dispositivo. Assim, é mais fácil realizar alterações ou atualizações de acordo com as necessidades de cada um, o que resulta em mais produtividade. 
 

• Fácil utilização

O acesso ao portal empresarial é, normalmente, feito com um único nome de utilizador/login ID e palavra-passe. Isto significa que os utilizadores só precisam de se lembrar de um URL, nome de utilizador e palavra-passe para todo o conteúdo da empresa e, como já foi mencionado anteriormente, podem aceder através de qualquer dispositivo. 
 

Qual a importância estratégica de um portal empresarial nas organizações?

Os portais funcionam como ponto comum entre os utilizadores, onde são disponibilizadas as informações armazenadas pelos colaboradores da empresa, proporcionando eficiência e vantagem competitiva, facilitando o acesso à informação, permitindo elevados ganhos de produtividade, reduções significativas de custos e aumento do grau de satisfação dos colaboradores.

Portais bem projetados e cujas funcionalidades estão assentes na realidade dos seus colaboradores possibilitam a oferta de informações corretas, no momento certo, no formato ideal e para o público que necessita.

Umas das bases de sucesso desta ferramenta é a possibilidade de organização da informação e otimização das tarefas. Uma vez implementados, os portais tornam-se também numa projeção da cultura institucional (objetivos, valores, visão e missão da empresa). 

O uso da ferramenta prevê, ainda, a diminuição das dificuldades de acesso às informações, ao proporcionar acesso ao banco de dados único e integrado, cujo conteúdo se encontra acessível a todos. O fluxo constante de informação permite que se conheça as atualizações em tempo real.

O sistema é feito para que todo seu conteúdo esteja disposto de forma estruturada e, por isso, os utilizadores terão acesso ao que lhes interessa, facilitando a partilha de ideias e o trabalho em equipa. 

Os usos e as funcionalidades dos portais apresentam-se em diversos formatos, especificamente, plataforma de e-mail institucional - ajuda o colaborador a focar-se no ambiente virtual da empresa; colaboração - permite que as ideias, partilhas e feedbacks aconteçam constantemente, direcionados ao respetivo setor; chats e fóruns - proporcionam aos utilizadores  a comunicação unificada, independentemente da distância geográfica; multicanal - as várias aplicações tornam-se acessíveis numa única plataforma, diminuindo o tempo de solicitação e o processo de qualquer informação.
 

Vantagens de implementar um Portal Empresarial:

 

• Melhorar comunicação corporativa
• Integrar pessoas que estão geograficamente distribuídas
• Melhorar processo de tomada de decisão
• Criar um ambiente único de acesso às informações
• Criar bases de conhecimento
• Melhorar a gestão do relacionamento com clientes
• Recolher e manter informações sobre concorrentes e novos players no mercado
• Melhorar o processo de capacitação dos colaboradores através de e-learning

Os portais corporativos causam mudanças cada vez mais fundamentais nos processos de gestão e no modo como as empresas funcionam. Com a vantagem de providenciar um único ponto de contacto para todas as fontes de informação, os portais de intranet e extranet constituem novos instrumentos de gestão de informação e conhecimento das organizações.

À medida que as empresas procuram aprimorar as suas comunicações com parceiros, clientes e equipas, os portais empresariais emergem como soluções eficazes. Seja para potencializar a interação, a comunicação ou a análise de dados, um portal empresarial, intranet ou extranet, destaca-se como uma escolha estratégica capaz de catalisar o crescimento organizacional.

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