Benefícios de um escritório sem papel

Gerir documentos em papel pode ser uma perda de tempo e impede muitos profissionais de concluírem o seu trabalho a tempo e da melhor forma possível, o que significa que gastam menos tempo em atividades de valor acrescentado. 

Para além disto, a produção de papel é uma das maiores causas de poluição a nível mundial, torna-se uma despesa alta para as empresas é mais fácil de se perder a informação.
 

Vantagens de um escritório sem papel

 

• Menos custos

Reduzir os custos com papel físico, impressão, distribuição, armazenamento e processamento ajuda uma empresa a melhorar os seus resultados e a investir o dinheiro em esforços de promoção do seu crescimento.
 

• Proteger o ambiente

Reduzir o consumo de papel tem um grande impacto na pegada de ecológica de uma empresa, por isso eliminar todo, ou até mesmo parte, do uso de papel num escritório é dar um grande passo para a proteção do planeta e para a sustentabilidade de uma empresa.  
 

• Maior segurança

Um escritório sem papel elimina o risco de se perder documentos importantes que estejam armazenados em arquivos, quer seja por erro humano ou por alguma catástrofe. Os documentos e as informações confidenciais podem ser protegidos por palavra-passe ou encriptados, restringindo o acesso interno e externo a dados sensíveis e alertando para ameaças à segurança.
 

• Mais acessibilidade

Com a eliminação do papel é possível aceder aos documentos a partir de qualquer lugar, caso estejam armazenados na nuvem. Para além disto, é possível armazenar documentos eletrónicos no arquivo digital com um software de automação, tornando-os facilmente pesquisáveis.
 

• Mais visibilidade

Os dados recolhidos podem ser facilmente consultados, utilizando o software de automatização para ver tendências e detetar erros e ineficiências. O acompanhamento em tempo real aumenta a proatividade e retira o tempo de espera por documentos manuscritos para completar relatórios.
 

• Menos perda de tempo

Sem papel, os processos manuais demorados e, muitas vezes, aborrecidos também desaparecem. Assim, fica mais fácil enviar, partilhar, encontrar e aprovar documentos.
 

Eliminar definitivamente o papel

Para eliminar definitivamente o papel de uma empresa é necessário que tenha uma solução de software de planeamento de recursos empresariais (ERP) que se adeque às suas necessidades, como o Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Existem add-on’s para Business Central, que ajudam a eliminar o papel e a automatizar os processos financeiros, através de soluções complementares, facilitando alguns aspetos da empresa, tais como:

• Captura de documentos
• Gestão de despesas
• Planeamento Visual da Produção

Existem vários benefícios em deixar de trabalhar com papel, como um ambiente de trabalho mais flexível e a capacidade de melhorar o fluxo de trabalho e os níveis de produtividade.  

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