Aviso de Privacidade para Eventos

A Hydra IT – Tecnologias de Informação e Conteúdos, LDA. (doravante, “Hydra IT”) compromete-se a proteger sua privacidade e garantir o cumprimento da legislação de proteção de dados pessoais, em particular do Regulamento Geral de Proteção de Dados. (“RGPD”) e a legislação de proteção de dados pessoais aplicável em Portugal. 

Os seus dados pessoais serão tratados de forma lícita, leal e transparente, de acordo com as finalidades determinadas, explícitas e legítimas, unicamente se forem adequados, pertinentes e limitados ao necessário em relação a tais fins. Além disso, manteremos seus dados pessoais exatos e atualizados, conservando-os para que seja possível identificá-los durante o período necessário para cumprir as finalidades do tratamento. 

A Hydra IT visa o desenvolvimento sustentável das comunidades nas quais desenvolve suas atividades e o bem-estar das pessoas, clientes, fornecedores, funcionários e acionistas, tornando-os participantes do nosso projeto empresarial e da nossa estratégia de responsabilidade social. É por isto que, com o objetivo compartilhar conhecimento, tendências e novidades tecnológicas, a Hydra IT realiza eventos nos quais convida ditas Partes Interessadas. 

A Hydra IT implementou as medidas técnicas e organizacionais necessárias para proteger os seus dados contra perdas acidentais ou alterações, acesso, uso ou divulgação não autorizados, tendo também estabelecido procedimentos para reagir perante qualquer incidente de segurança que possa afetar seus dados pessoais.  

Por meio desse aviso de privacidade, informamos o/a Sr.Srª. sobre a maneira como os seus dados pessoais serão processados quando participar num evento organizado pela Hydra IT. 

Se atualizarmos este aviso de privacidade, notificaremos através desta página no website. 

1. Quem é o Responsável pelo Tratamento dos seus dados pessoais

A Hydra IT é a entidade responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos inscritos.  


2. Quais dados pessoais tratamos e de onde provêm?

Os dados pessoais que processamos pertencem às seguintes categorias:  

• Identificação e dados de contato: nome e sobrenomes, e-mail, número de telefone. 
• Detalhes do emprego: profissão e cargos profissionais. 
• Outros dados: data e hora do acesso ao Evento. 

Os dados acima podem ter sua origem em uma variedade de fontes: 

• O próprio interessado, que os fornece preenchendo o formulário de inscrição no evento e/ou comparecendo ao evento, ou no âmbito de qualquer outro evento do qual já tenha participado anteriormente. Também é possível que a entidade organizadora possa ter os dados antecipadamente, por exemplo, como resultado de uma relação contratual ou comercial com os próprios interessados. 
• Entidades privadas que as pessoas interessadas representem ou nas quais prestem seus serviços. 
• Administrações públicas e instituições educacionais. 

3. Qual a finalidade do tratamento dos seus dados?

As informações que nos forneceu serão tratadas de acordo com as seguintes finalidades: 
a) Envio do convite ao evento. 
b) Gestão da sua participação no evento e organização e logística do evento.  
c) Controlo de acesso ao evento. 
d) Captura de imagens e vídeos para a produção de materiais audiovisuais e sua subsequente difusão nos meios de comunicação corporativos online e offline (por exemplo, site corporativo, intranet e perfis em redes sociais). 
e) Em alguns casos, para realizar alguma pesquisa de satisfação sobre o evento
f) Atividades de follow-up do evento e marketing, posteriores à realização do mesmo


4. Qual a legitimidade para o tratamento de seus dados?

A base legal para o tratamento dos seus dados pessoais para os fins indicados na seção a) é o legítimo interesse da Hydra IT na criação de uma rede de contatos para o desenvolvimento e manutenção de relações públicas e/ou networking com seus Stakeholders, bem como para o intercâmbio de opiniões sobre questões relacionadas com o seu projeto empresarial e estratégia de responsabilidade social, com o objetivo de contribuir para o desenvolvimento das comunidades nas quais está presente.  

A base legal para o tratamento dos seus dados pessoais para os fins indicados na seção b), uma vez que o/a Sr./Srª. tenha solicitado participar do evento em questão, inscrevendo-se para tal, é o legítimo interesse da Hydra IT na adequada gestão e celebração do evento, permitindo que se realize com todas as garantias e que todos os participantes possam comparecer de forma apropriada no mesmo.  

Por sua vez, a base legítima para o tratamento previsto na letra c) é o legítimo interesse da Hydra IT em garantir a segurança das suas instalações, bem como das pessoas e bens que nelas se encontram. 

No caso da finalidade d), a base legal varia de acordo com o tipo de imagens: 

Quando se tratar de capturas de imagens gerais e do som ambiente, a base legal é o legítimo interesse da Hydra IT na publicidade e promoção da imagem e da marca "Hydra IT" e da entidade organizadora, tanto interna quanto externamente, a fim de dar-lhes maior visibilidade e construir uma imagem pública da Hydra IT, de acordo com os ideais e valores que regem a sua atividade, por meio da difusão das atividades e eventos que organiza. A Hydra IT usa o seu site e outros meios online e offline apropriados - por exemplo, as redes sociais - o que permite o acesso a um público mais amplo, otimizando assim a eficiência das suas ações de comunicação.  

Caso a Hydra IT, diretamente ou através de terceiros contratados pela Hydra IT, capture fotos em que o/a Sr./Srª. possa ser reconhecido/a diretamente ou através de terceiros contratados por esta, captar planos onde seja possível reconhecê-lo/la diretamente (close-ups), o tratamento de sua imagem e voz tem a sua base legal no consentimento que presta ao participar do evento. Ao participar do evento, o/a Sr./Srª. está a autorizar essa transferência de direitos de imagem gratuitamente, para uso dos meios técnicos atualmente conhecidos e daqueles que possam ser desenvolvidos no futuro, pelo prazo máximo permitido pela legislação de propriedade intelectual e sem limitação geográfica.  

No caso da finalidade e), a base legal é o legítimo interesse da Hydra IT em conhecer a opinião e o grau de satisfação dos participantes dos eventos para realizar um processo de melhoria constante dos mesmos.

A base legal para o tratamento dos seus dados pessoais para os fins indicados na seção f), uma vez que o/a Sr./Srª. tenha solicitado participar do evento em questão sobre os seus produtos e/ou serviços, inscrevendo-se para tal, é o legítimo interesse da Hydra IT acompanhar os participantes em ações de follow-up e/ou marketing posteriores à data de realização do mesmo, com contactos diretos e divulgações sobre os seus produtos e serviços.

Finalmente, informamos que, quando o tratamento se assentar no interesse legítimo da Hydra IT, esta já terá realizado a análise correspondente da ponderação entre o interesse legítimo e os direitos do interessado, com o objetivo de garantir que tenham sido levadas em conta as garantias necessárias para a proteção adequada de seus direitos. 


5. Durante quanto tempo conservaremos seus dados?

Os dados pessoais tratados para a finalidade a) serão conservados enquanto o interessado não expressar sua oposição ao tratamento de seus dados para esse fim. 

Com relação aos dados tratados para os fins indicados no ponto b), no caso de interessados que sejam ou possam ser convidados de forma recorrente para participar de eventos, os dados serão conservados até que expressem sua oposição ao tratamento dos mesmos. No caso de os dados pertencerem a pessoas convidadas para um evento determinado, os dados serão conservados até a conclusão do mesmo.  

Os dados pessoais tratados com a finalidade c) serão conservados por um prazo de um mês a contar do momento em que foram coletados, a menos que seja necessário fazê-lo por um período mais longo, quando tenham ocorrido atos contra pessoas, bens ou instalações para o acesso às instalações. 

Por outro lado, os dados pessoais tratados com a finalidade d) serão conservados enquanto o/a Sr./Srª. não expressar a sua oposição ou retirar o seu consentimento ao referido tratamento, tal como indicado na seção sobre bases legitimadoras. Se o Sr./Srª exercer seu direito de oposição ou retirar seu consentimento, as imagens em que o/a Sr./Srª. aparecer serão imediatamente apagadas. 

Os dados pessoais tratados com a finalidade e) serão tratados até a conclusão da análise dos resultados da pesquisa. 

Por fim, os dados pessoais tratados com a finalidade f) serão conservados enquanto o/a Sr./Srª. não expressar a sua oposição ou retirar o seu consentimento ao referido tratamento, tal como indicado na seção sobre bases legitimadoras. Se o Sr./Srª exercer seu direito de oposição ou retirar seu consentimento, os seus dados serão imediatamente apagados e esquecidos.

Porém, uma vez decorridos os prazos mencionados nos parágrafos anteriores, os dados serão conservados, devidamente bloqueados, durante os períodos de prescrição de quaisquer obrigações legais a que a Hydra IT possa estar sujeita e as possíveis responsabilidades legais emanadas da relação entabulada com os interessados e o consequente tratamento de seus dados pessoais. 

Os seus dados também poderão ser comunicados, quando o evento assim o exigir, a prestadores de serviços tais como de alojamento, transporte e/ou agências de viagens. A base legítima para tais comunicações é a aplicação de medidas pré-contratuais a pedido do interessado e o legítimo interesse da Hydra IT na apropriada gestão e realização de tal evento, permitindo que este seja realizado com plenas garantias e permitindo que todos os participantes dele participem adequadamente. 

Da mesma forma, com respeito às imagens e vídeos mencionados, levando em conta a tipologia e a finalidade do tratamento e, particularmente, a sua divulgação pela Internet, tais dados podem ser acedidos por qualquer terceiro que possa visualizar os meios de comunicação corporativos on-line ou off-line, onde o material audiovisual é publicado. 

Além disso, os dados mencionados podem ser acedidos por prestadores de serviços internos e/ou externos - por exemplo, serviços de computação, serviços de catering, serviços de controlo de acessos e outros serviços de segurança, serviços de gravação de imagem e vídeo, serviços web e empresas proprietárias do local onde o evento é realizado, que devem ser configurados como Subcontratantes do Tratamento e com quem a Hydra IT assinou o acordo legalmente exigido.  


6. Quais são seus direitos?

O Sr./Srª. tem o direito de aceder aos seus dados pessoais que estão sujeitos a tratamento, de solicitar a retificação de dados inexatos ou, se for este o caso, de solicitar sua eliminação quando os dados não forem mais necessários para os fins para os quais foram coletados, bem como de exercer os direitos de oposição e limitação ao tratamento e portabilidade dos dados. Da mesma forma, o/a Sr./Srª tem o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento, embora tal retirada não afete a legalidade do tratamento antes da retirada. 

O/A Sr.Srª. poderá exercer seu direito de oposição à captação de imagens ou retirar seu consentimento durante o próprio evento ao qual assiste, contatando os fotógrafos e operadores de câmara para solicitar que sua imagem não seja capturada ou gravada.  

Com respeito ao tratamento baseado em interesses legítimos, o/a Sr./Srª. poderá solicitar informações sobre as conclusões da ponderação efetuada pela Hydra IT, bem como se opor a qualquer tratamento desse tipo.