8 recursos essenciais para uma solução de Gestão de Despesas

O rastreamento das despesas dos colaboradores e todo o processo de envio e aprovação e respetivo reembolso das despesas é um processo trabalhoso e inevitável nas empresas.

Felizmente, existem ferramentas de automação no mercado que ajudam a eliminar processos manuais e agilizar a Gestão de Despesas. A oferta destas soluções é cada vez maior e, por isso, partilhamos os recursos e funcionalidades essenciais para uma solução de gestão de despesas bem-sucedida nas empresas.


1. Fácil de usar
A solução de gestão de despesas é para facilitar a vida dos colaboradores, por isso o requisito essencial é que seja intuitiva, de rápida aprendizagem e fácil de usar. Se não for mais simples e fácil não vai ter adesão.
No geral as pessoas não gostam de mudanças e é normal existir resistência das equipas para aprenderem novos programas e processos, que podem ser complexos. Ao adquirir uma solução de gestão de despesas, o mais importante é garantir a adesão por parte dos colaboradores. A escolha de uma solução intuitiva e integrada ao sistema ERP garante que os funcionários possam utilizar facilmente, sem necessidade de formação, e que a transferência de dados seja tranquila e sem complicações.
 
2. Reconhecimento ótico de caracteres
A colocação manual de dados requer tempo e pode conter erros. Um grande item obrigatório para uma solução de gestão de despesas é a tecnologia de reconhecimento ótimo de caracteres (OCR). Com esta tecnologia é possível digitalizar um recibo, capturar e converter automaticamente os dados em texto legível na solução. Deste modo, o OCR reduz significativamente a digitação manual, resultando em menos erros de entrada de dados.

3. Aplicação móvel
A recolha de recibos físicos para posterior entrada de dados é uma tarefa que muitos consideram irritante – correndo também o risco de as faturas se perderem e que a empresa depois não possa reembolsar o colaborador.
Uma boa solução de gestão de despesas disponibiliza também a versão mobile, com uma aplicação que permita os colaborares digitalizem os seus recibos e os enviem para aprovação em tempo real. A submissão de faturas em tempo real facilita na recolha dos dados, uma vez que a memória ainda está fresca e também ajuda a acelerar o processo de aprovação e reembolso.

4. Integração com cartão de crédito
O processo manual de revisão das transações de cartão de crédito é muito meticuloso e exigente, para evitar erros ou omissões. É por isso importante que a solução de gestão de despesas possa integrar diretamente as transações com cartão de crédito e que importe diretamente para o sistema todas as transações feitas nos cartões de crédito. Essa integração garante correspondência e reconciliação automáticas. Não esquecendo que o sistema deverá converter moedas automaticamente.

5. Aprovações automatizadas e personalizáveis
As aprovações tendem a ser demoradas - especialmente se a entrada inicial de despesas tiver erros, atrasando significativamente o processo de revisão e aprovação. Uma boa solução de gestão de despesas deve permitir que as aprovações sejam personalizáveis, para criar uma hierarquia de aprovação em casos de vários aprovadores e garantir que o relatório de despesas se mova automaticamente pelo fluxo. Você também deve poder delegar aprovações quando estiver fora do escritório.

6. Rastreador de quilometragem
É muito comum os colaboradores esquecerem-se de rastrear manualmente o mapa de quilómetros.
Uma boa solução de gestão de despesas deverá ter um rastreador de quilometragem, que calcula automaticamente a distância em quilómetros entre dois destinos. Isso garante que o relatório de quilometragem seja correto e inequívoco.

7. Escalabilidade
À medida que a empresa cresce, as suas necessidades também aumentam. Um bom software de gestão de despesas possibilita ampliar os seus recursos e adicionar mais funcionalidades, à medida que cresce. A solução também deve permitir que possa facilmente adicionar e remover utilizadores, conforme seja necessário.

8. Segurança
Na procura de um software de automação de despesas é também importante que a solução esteja preparada com segurança informática para que minimize o risco de ataques cibernéticos, proteja dados confidenciais e evite que os dados arquivados sejam alterados digitalmente depois de aprovados e reembolsados. Também deve permitir acesso fácil a despesas anteriores, quando necessário, como para fins de auditoria.