Business Analytics na gestão financeira

Business Analytics é uma área que se concentra na recolha, organização, análise, partilha e monitorização de dados, para auxiliar as empresas na tomada de decisões estratégicas, com base em informações relevantes. A análise de negócios transforma dados brutos em insights valiosos, ajudando a definir estratégias de mercado e concorrência, tornando a operação das empresas mais eficiente.

O Business Analytics combina funcionalidades, tecnologias, práticas e aplicações para explorar e investigar o histórico de dados empresariais, com o objetivo de obter insights e impulsionar a tomada de decisões sustentadas em evidências e dados.

Para a direção de uma empresa, as plataformas de análise de negócios podem ser particularmente úteis:

• na identificação de Insights Valiosos, para descobrir informações cruciais nos dados recolhidos que podem influenciar decisões importantes; 
• na Otimização de Processos e Eficiência Operacional, uma vez que ajuda a melhorar processos internos, aumentando a produtividade e reduzindo custos; 
• na antecipação de Tendências e Mudanças no Mercado, na previsão de mudanças no mercado e adaptação das estratégias de negócio de forma proativa; e 
• na Personalização de Experiências para os Clientes, ajudando na configuração direcionada de produtos e serviços, com base nas preferências dos clientes ou procura do mercado.

Além disso, soluções de Business Analytics podem ajudar as empresas a se manterem competitivas, especialmente no cenário atual, onde a necessidade de informação fidedigna e atualizada é crucial para resolver problemas e aproveitar oportunidades de crescimento e expansão. Uma ferramenta de análise de negócios é, assim, uma alavanca para a tomada de decisões informadas, que podem resultar numa gestão mais eficaz e de sucesso a longo prazo.
 

Como uma empresa em Portugal pode implementar a ferramenta de Business Analytics?

Implementar ferramentas de análise de negócio em Portugal poderá ser um processo estruturado que envolve várias etapas, das quais:

1. Definição de Objetivos e Estratégia:

• Identificar os objetivos de negócio que deseja alcançar.
• Criar uma estratégia de Business Analytics que esteja alinhada com os objetivos da empresa.

2. Recolha e Gestão de Dados:

• Definir que dados são necessários para apoiar a estratégia de análise de negócios.
• Implementar sistemas para recolher e gerir dados de forma eficiente.

3. Análise e Interpretação de Dados:

• Utilizar métodos estatísticos e ferramentas para analisar os dados.
• Interpretar os resultados para obter insights que possam acrescentar valor nas decisões de negócios.

4. Tecnologia e Ferramentas:

• Escolher as tecnologias e ferramentas de Business Analytics adequadas, como o Power BI, que sejam compatíveis com as necessidades da empresa.
• Garantir que a equipa tem as competências necessárias para utilizar estas ferramentas eficazmente.

5. Cultura Orientada por Dados:

• Promover uma cultura empresarial que valorize a tomada de decisões com base em dados.
• Encorajar a colaboração entre departamentos para partilhar insights e melhores práticas.

6. Monitorização e Melhoria Contínua:

• Estabelecer métricas para avaliar o sucesso da implementação do Business Analytics.
• Utilizar os insights obtidos para melhorar continuamente os processos e estratégias de negócios.

7. Formação e Desenvolvimento de Competências:

• Investir em formação para desenvolver as competências analíticas das equipas.
• Considerar a contratação ou a consultoria de especialistas em Business Analytics, se necessário.

8. Compliance e Segurança de Dados:

• Trabalhar com ferramentas e fornecedores que assegurem que a implementação está em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como o RGPD.
• Implementar medidas de segurança internas e externas para proteger os dados da empresa.

 

Processo de implementação rápido e eficaz

A implementação de Business Analytics bem-sucedida requer um compromisso contínuo com a qualidade dos dados, a formação da equipa e a adaptação às mudanças nas necessidades de negócios e tecnologia. É um investimento a longo prazo que pode trazer benefícios significativos para a sua empresa, nomeadamente no contexto da gestão financeira e de recursos humanos, onde a análise de negócios pode ser particularmente valiosa. 

Trabalhar com o parceiro certo torna todo o processo de implementação mais rápido e eficaz. A Hydra IT tem uma equipa de consultores especialistas em Business Analytics, que trabalham para oferecer uma resposta eficiente às necessidades de cada Cliente e que vão ajudar a transformar os seus dados em decisões inteligentes.
 

Vantagens do Business Analytics na Gestão Financeira

O setor financeiro é um dos mais competitivos e complexos do mundo. Para se manter à frente da concorrência é preciso estar sempre atualizado, adotar as melhores práticas e utilizar as ferramentas certas. E uma dessas tecnologias é o Business Analytics & Intelligence, que permite às empresas tomar decisões estratégicas mais impactantes. No setor financeiro é especialmente importante, uma vez que as decisões tomadas podem impactar diretamente na saúde financeira da organização.

Atualmente, ainda há muitas empresas que utilizam o Excel (ou outras ferramentas semelhantes) para recolher e correlacionar dados - do mercado e da organização - na expectativa de tomar uma decisão acertada. Contudo, quando se trata da gestão de uma empresa, utilizar apenas o Excel apresenta uma capacidade limitada da análise e vulnerável a interferência e erros humanos.

Por mais que existam os filtros no Excel, não é fácil passar horas na frente de tabelas estáticas para interpretar dados e tentar chegar a cenários que permitam identificar possíveis falhas e correção, por exemplo. Quando essa análise é feita numa plataforma de uso intuitivo, como o Power BI, que permite fazer cruzamento das informações de maneira clara e assertiva, é muito mais simples chegar a uma conclusão precisa e tomar a melhor decisão.

Além disso, as tecnologias estão em constante evolução. À medida que a tecnologia avança, novas tendências como inteligência artificial, machine learning e análise em tempo real, moldam o campo do Business Analytics & Intelligence, com avanços significativos na transformação digital e na automação de tarefas.

Em suma, os principais benefícios para uma empresa em utilizar uma solução de Business Analytics é tornar a gestão financeira da sua organização mais eficiente e protegida:

• Previsão de Receitas e Despesas: O Business Analytics permite que os gestores financeiros utilizem dados históricos e tendências de mercado para prever receitas futuras e despesas potenciais, otimizando o planeamento financeiro.
• Análise de Risco: A capacidade de identificar e avaliar riscos financeiros é aprimorada, permitindo uma gestão de risco mais eficaz.
• Otimização de Investimentos: A análise de grandes volumes de dados financeiros ajuda a identificar as melhores oportunidades de investimento e a avaliar o desempenho dos investimentos atuais.
• Partilha de Informações Controlada: A possibilidade de limitar o acesso dos dados e personalizar as informações que estarão disponíveis por hierarquia ou cargo, por exemplo, oferecendo mais segurança no departamento e à empresa como um todo.

 

Power BI – a plataforma de Business Analytics & Intelligence da Microsoft 

A plataforma de análise de negócios Microsoft Power BI fornece ferramentas para transformar dados brutos em informações relevantes e acionáveis. Permite que os utilizadores criem relatórios e dashboards interativos e visualmente atraentes, que podem ser compartilhados dentro de uma organização ou incorporados em aplicações ou websites.

O Power BI é uma ferramenta poderosa que ajuda as empresas a entenderem os seus dados e a usá-los para melhorar a tomada de decisões e a eficiência operacional. Com a capacidade de integrar e visualizar dados de várias fontes, o Power BI é essencial para qualquer empresa que deseja ser orientada por dados.

A aplicação analisa os dados do histórico e atuais de uma empresa e apresenta os resultados em formatos visuais intuitivos. Segue uma metodologia de quatro passos fundamentais que permitem transformar dados não processados em insights fáceis de assimilar passíveis de serem utilizados por todos os elementos da organização.

Os primeiros três: recolha, análise e visualização de dados, criam as condições necessárias para o passo final de tomada de decisão. Antes de existirem estas ferramentas de Business Intelligence, como o Microsoft Power BI, as empresas tinham de fazer grande parte da sua análise manualmente e é por isso que estas ferramentas são cada vez mais utilizadas: automatizam muitos dos processos e poupam tempo, recursos e esforço às empresas, que se traduzem em mais eficiência e lucros.
 

Utilidade do Power BI nas Empresas

O Power BI transforma dados em gráficos e visualizações interativas, facilitando a compreensão e a identificação de tendências e padrões, e pode-se conectar a uma ampla variedade de fontes de dados, incluindo bancos de dados locais, serviços em nuvem e arquivos simples como Excel. A ferramenta permite que as equipas partilhem insights e colaborem em relatórios e dashboards em tempo real e os utilizadores também podem personalizar os conteúdos para atender às necessidades específicas da sua função ou setor de atividade. 

A utilização do Power BI está em compliance com todas as normas de segurança, garantido um acesso seguro aos dados e relatórios através de fatores de autenticação e controlo de acesso. Por disponibilizar uma versão gratuita e ser de fácil escalabilidade, é adequado para empresas de todos os tamanhos, desde startups até grandes corporações.
 

Power BI na Área Financeira

O Power BI pode ser extremamente útil na área financeira, oferecendo uma variedade de aplicações práticas para melhorar a análise e a tomada de decisão. Estes são apenas alguns exemplos de como o Power BI pode ser aplicado para enriquecer a função financeira dentro de uma organização, trazendo clareza e precisão para a gestão financeira.

• Visualizar Fluxos de Caixa: Visualização em tempo real do fluxo de caixa, permitindo um acompanhamento eficiente das entradas e saídas financeiras; criar dashboards interativos que mostram o fluxo de caixa em tempo real, permitindo respostas rápidas a mudanças financeiras.
• Analisar Desempenho de Vendas: Avaliação do desempenho dos investimentos através de dashboards personalizados, facilitando decisões sobre onde alocar recursos; identificação de tendências e áreas para melhoria; monitorar o desempenho de vendas e lucro de produtos ou regiões específicas.
• Previsões Financeiras: Utilizar modelos preditivos para simular cenários financeiros e ajudar na tomada de decisões estratégicas.
• Gestão de Stocks: Monitorização de stocks em tempo real, ajudando a prever necessidades de compra e a evitar excessos ou faltas.
• Rastreamento de Contas a Pagar: Controlo das obrigações financeiras da empresa, com visibilidade sobre prazos e prioridades de pagamento.
• Acompanhamento de Métricas (KPIs): Monitorização de indicadores-chave de desempenho, como tempo de resposta ao cliente e taxa de conversão, para otimizar operações financeiras.
• Criação de Cálculos e Medidas Personalizadas: Uso de fórmulas para criar métricas financeiras específicas, como margem de lucro ou retorno sobre o investimento, proporcionando uma análise mais profunda e personalizada.

O Business Analytics oferece uma vantagem competitiva significativa, permitindo que as organizações sejam mais proativas, prevejam tendências e comportamentos, e tomem decisões informadas que podem levar a uma maior eficiência e rentabilidade. O Power BI é uma ferramenta poderosa que pode ajudar a visualizar e interpretar esses dados, tornando-os acessíveis e compreensíveis para os gestores, permitindo-lhes agir com base em insights confiáveis.

Na Hydra IT implementamos e desenvolvemos soluções adaptadas às especificidades das organizações, podemos também ajudar seu negócio a implementar as mudanças necessárias para obter melhores resultados. 

* Este artigo foi escrito pela Hydra iT, para a Associação para o Progresso da Direção de Empresas.